INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi degli Articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e dell’Articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act)

La presente Informativa fornisce le informazioni sul trattamento dei dati personali svolto nell’ambito del Servizio Oralthea24 (“Servizio”) attivabile da testo telefonico su www.oralthea24.com  per la messa in contatto, attraverso un sistema di assistenza vocale con Intelligenza Artificiale (“AI”), di Utenti con esigenze odontoiatriche (“Utenti” o “Interessati”) con Studi Odontoiatrici e/o Medici Odontoiatri liberi professionisti aderenti al Servizio (“Studi”), nonché per le successive operazioni di trattamento. Alcune informazioni riguardano anche gli operatori di detti Studi.

Gli Interessati devono avere compiuto la maggiore età per accedere al Servizio.

1. TITOLARI DEL TRATTAMENTO

Il Servizio mette in contatto gli Utenti, Interessati del trattamento, con gli Studi, in relazione ad esigenze odontoiatriche.

Si precisa che il Servizio non ha finalità sanitarie proprie, ma si prefigge unicamente lo scopo di mettere in contatto gli Utenti con gli Studi, i quali perseguiranno successivamente, in via autonoma e secondo la propria rispettiva titolarità, le finalità di cura appropriate al caso.

1.1 Titolare del trattamento per il Servizio “Oralthea24”

Oralcare S.r.l., con sede legale in Via Bruno Maderna 7, 30174 Mestre Venezia (VE), C.F. / P.IVA 04981750278, e-mail di contatto: privacy@oralthea24.com, opera quale Titolare autonomo del trattamento per la fornitura del Servizio, comprensivo di:

• interazione vocale con l’Utente tramite assistente vocale AI;
• individuazione dello Studio territorialmente e temporalmente più prossimo per gestire l’esigenza odontoiatrica richiesta dall’Utente;
• gestione della prenotazione e ricezione del pagamento del diritto di chiamata da parte dell’Utente;
• condivisione dei dati di contatto dello Studio all’esito del pagamento del diritto di chiamata;
• gestione amministrativa, tecnica, contabile e contrattuale del rapporto di convenzione con gli Studi;
• rendicontazione delle prestazioni inerenti il Servizio, per quanto di competenza.

1.2 Titolari autonomi del trattamento per le prestazioni sanitarie

I singoli “Studi” operano in qualità di Titolari autonomi del trattamento per:

• l’erogazione della prestazione sanitaria, ivi compresa ogni operazione di trattamento relativa alla diagnosi, assistenza e terapia odontoiatrica;
• la formulazione del preventivo clinico e del piano di cura;
• l’eventuale erogazione dei servizi di videoconsulto messi a disposizione tramite apposita piattaforma gestionale;
• l’incasso del corrispettivo economico relativo alle prestazioni sanitarie rese;
• la rendicontazione delle prestazioni inerenti il Servizio, per quanto di competenza.

Per informazioni di dettaglio circa i trattamenti effettuati dagli Studi, si rinvia alla specifica informativa sul trattamento dei dati personali che tali Studi forniranno agli Utenti alla presa in carico della prestazione sanitaria.

1.3 Responsabili del Trattamento

Per la fornitura del Servizio, Oralcare s.r.l. si avvale di propri partner tecnologici, per cui si rinvia alla sezione “Destinatari”.

Alcune delle prestazioni, tra cui la condivisione delle agende, la gestione documentale, le funzioni di videoconsulto, sono offerte tramite specifica piattaforma gestionale fornita dalla stessa Oralcare S.r.l., la quale assume essa stessa, a tale proposito, il ruolo di Responsabile del trattamento ai sensi dell’Art. 28 GDPR nei confronti degli Studi.

2. CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI E FONTI DI ORIGINE

I dati trattati nell’ambito del Servizio sono i seguenti.

2.1 Dati degli Utenti

• dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, recapito telefonico, eventuale indirizzo e-mail;
• dati vocali e trascrizioni testuali: trascrizione della conversazione con l’assistente vocale AI tramite tecnologia Speech-to-Text;
• dati particolari relativi alla salute (Art. 9 GDPR): informazioni riguardanti lo stato di salute e le esigenze odontoiatriche manifestate spontaneamente dall’Utente durante la chiamata telefonica, al solo fine di poter fornire il Servizio e mettere in contatto l’Utente con lo Studio individuato per prossimità territoriale e temporale;
• dati di localizzazione: indicazioni geografiche o indirizzi forniti verbalmente dall’Utente per individuare la struttura più vicina (non viene svolta alcuna geolocalizzazione);
• dati finanziari e di pagamento: esito delle transazioni per il saldo del diritto di chiamata e correlati dati finanziari per gli aspetti fiscali/tributari;
• dati di rendicontazione del Servizio: informazioni sulle prestazioni per la rendicontazione del Servizio nei confronti degli Studi aderenti.

2.2 Dati degli operatori e del personale degli Studi

• dati anagrafici e professionali: nome, cognome, qualifica professionale, Studio di appartenenza, ai fini dell’adesione al Servizio;
• dati amministrativi e tecnici: dati amministrativi e tecnici per l’accesso e l’uso della piattaforma gestionale offerta agli Studi dal Servizio.

2.3 Fonti di origine

I dati proverranno ordinariamente dal conferimento diretto dell’Interessato.

Altri dati potranno provenire dagli Studi, ad esempio in relazione alla rendicontazione delle prestazioni fornite nell’ambito del Servizio.

3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

Le operazioni di trattamento sono svolte nel rispetto dei principi esposti dagli articoli 5, 24, 25 e 32 del GDPR ed in particolare dei presupposti di liceità ai sensi degli artt. 6 e 9 GDPR:

Categoria Interessati	Finalità del Trattamento	Base Giuridica	Natura del Conferimento
Utenti	1. messa in contatto e prenotazione: risposta alla chiamata ed interazione con l’Utente tramite assistente AI; ricezione della richiesta e sua analisi al fine della individuazione dello Studio e della prenotazione dello slot per la prestazione richiesta.	Esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (Art. 6.1.b GDPR)	Obbligatorio per ricevere il servizio. In assenza, il Servizio non può essere prestato.
Utenti	2. trattamento dei dati particolari sanitari per il Servizio Oralthea24: ricezione dell’esigenza odontoiatrica vocale e suo trattamento al solo scopo di offrire il Servizio.	Consenso esplicito (Art. 9.2.a GDPR) reso verbalmente o tramite tastierino, secondo le istruzioni fornite dall’assistente vocale AI	Obbligatorio per ricevere il servizio. In assenza, il Servizio non può essere prestato.
Utenti	3. pagamento del diritto di chiamata: inoltro link via SMS o altro mezzo di comunicazione previsto dal Servizio ed incasso del corrispettivo di prenotazione.	Esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali (Art. 6.1.b GDPR) Obbligo di legge (Art. 6.1.c GDPR).	Obbligatorio per ricevere il servizio. In assenza, il Servizio non può essere prestato.
Utenti	4. finalità di cura anche tramite videoconsulto: visita medica, diagnosi, piano di cura presso lo Studio. Questa finalità è perseguita esclusivamente dallo Studio.	Competenza esclusiva dello Studio (Titolare Autonomo) (Art. 9.2.h GDPR: finalità di cura e Art. 9.3 GDPR: segreto professionale)	Disciplinato autonomamente dallo Studio.
Utenti	5. rendicontazione contabile: rendicontazione degli importi maturati nell’ambito del Servizio.	Consenso esplicito, ulteriore e facoltativo (Art. 9.2.a e 6.1.a GDPR) richiesto dallo Studio direttamente all’Utente.	Facoltativo: In caso di diniego, la rendicontazione avverrà solo su dati aggregati/anonimi e la prestazione sanitaria sarà ugualmente fornita.
Operatori Studi	6. convenzionamento e gestione account Studi: convenzionamento degli Studi, apertura e configurazione delle utenze degli Studi sulla piattaforma fornita dal Servizio.	Esecuzione del contratto (Art. 6.1.b GDPR) o Legittimo interesse per i dipendenti dello Studio (Art. 6.1.f GDPR).	Obbligatorio per l’utilizzo della piattaforma da parte degli Studi.
Tutti	7. sicurezza informatica 8. esercizio dei diritti: protezione dei sistemi, prevenzione frodi e tutela di diritti (anche di difesa) in sede giudiziaria.	Legittimo Interesse del Titolare (Art. 6.1.f GDPR). Per l’eventuale trattamento di dati particolari in relazione all’esercizio di diritti in sede giudiziaria (Art. 9.2.f GDPR)	Necessario per la sicurezza dei sistemi e per l’esercizio di diritti.

4. TRASPARENZA AI ACT ED UTILIZZO DELL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE

In conformità all’Articolo 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), gli Utenti sono informati che il servizio telefonico Oralthea24 è eseguito esclusivamente con un sistema automatizzato di Intelligenza Artificiale (Assistente Vocale AI), che risponde ai seguenti requisiti:

• politica di Zero Data Retention (ZDR): la tecnologia AI utilizzata opera mediante rigorose clausole di Zero Data Retention. I dati vocali e le trascrizioni testuali elaborate dal sistema AI non vengono conservati nei server del fornitore di intelligenza artificiale al termine dell’operazione di instradamento.
• divieto di addestramento dei modelli: è fatto divieto assoluto al fornitore della tecnologia AI di utilizzare le conversazioni, i prompt o i dati sanitari degli Utenti per l’addestramento, il fine-tuning o il riuso dei propri modelli linguistici commerciali;
• assenza di decisioni automatizzate cliniche: l’assistente vocale AI svolge unicamente funzioni di messa in contatto di Utenti con Studi, senza alcuna valutazione di natura diagnostica, terapeutica e sanitaria in generale.

Le successive telefonate con lo Studio Odontoiatrico individuato seguiranno invece le politiche di protezione dei dati personali individuate da tale Studio.

5. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I dati personali raccolti non saranno mai diffusi. Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati potranno essere comunicati unicamente alle seguenti categorie di destinatari:

• personale autorizzato del Titolare: dipendenti e collaboratori di Oralcare S.r.l. espressamente istruiti e designati alla gestione del servizio e dei rapporti amministrativi.
• fornitori di servizi di assistenza vocale tramite AI: soggetti che forniscono l’infrastruttura di assistenza vocale e i moduli di conversione voce-testo (Speech-to-Text), nominati Responsabili del Trattamento ex Art. 28 GDPR;
• fornitori di piattaforme gestionali: società fornitrici e distributrici dell’infrastruttura software gestionale e dei relativi spazi cloud;
• fornitori di servizi web e infrastruttura IT: società incaricate della gestione del sito web, dei server di hosting, dei cookie e della sicurezza informatica;
• fornitori di gateway di pagamento: istituti di credito e fornitori di piattaforme tecnologiche per il regolamento finanziario del diritto di chiamata (operanti quali Titolari Autonomi);
• fornitori di servizi di comunicazione: provider per l’invio di SMS / e-mail transazionali di conferma prenotazione;
• Studi Odontoiatrici Convenzionati: i medici e strutture odontoiatriche territoriali a cui vengono trasmessi i dati dell’Utente a seguito del pagamento del diritto di chiamata, per consentire la presa in carico sanitaria (Titolari Autonomi);
• consulenti e liberi professionisti: studi legali, fiscali, tributari e contabili per l’adempimento degli obblighi normativi e la tutela dei diritti del Titolare;
• autorità competenti: organi giudiziari, forze dell’ordine e amministrazioni finanziarie nei casi previsti dalla legge;
• altri titolari, responsabili del trattamento o autorizzati per esclusive finalità correlate al Servizio.

6. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI

Tutti i trattamenti, le elaborazioni e l’archiviazione dei dati personali avvengono all’interno dello Spazio Economico Europeo (SEE).

Qualora per esigenze tecniche o operative si rendesse necessario avvalersi di fornitori situati al di fuori del SEE, il trasferimento avverrà esclusivamente in presenza di una Decisione di Adeguatezza della Commissione Europea (Art. 45 GDPR) o previa sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Tipo (Standard Contractual Clauses – Art. 46 GDPR) integrati da misure di sicurezza supplementari.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione:

• flusso vocale e trascrizioni AI: eliminazione irreversibile immediata al termine della conversazione ed instradamento nel gestionale (Zero Data Retention), con un margine tecnico massimo per la gestione di eventuali code di errore non superiore a 24 ore;
• dati di prenotazione e contatto Utenti: conservati per il tempo necessario a completare la procedura di messa in contatto e la successiva notifica SMS / email.
• dati amministrativi e contabili Utente in relazione alla fruizione del Servizio: conservati per 10 anni in conformità agli obblighi di legge in materia fiscale e societaria.
• credenziali ed utenze operatori degli Studi: conservati per tutta la durata del rapporto di convenzione tra Oralcare s.r.l. e lo Studio e cancellati dopo il recesso o la cessazione dell’accordo contrattuale.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli Interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli Artt. 15-22 del GDPR, come tali:

• diritto di accesso (Art. 15 GDPR): ottenere la conferma che sia in corso un trattamento di dati e accedere alle informazioni pertinenti;
• diritto di rettifica / integrazione (Art. 16 GDPR): ottenere l’aggiornamento o la correzione dei dati incompleti o inesatti;
• diritto alla cancellazione / “Oblio” (Art. 17 GDPR): richiedere la cancellazione dei dati nei casi previsti dalla norma;
• diritto di limitazione (Art. 18 GDPR): richiedere il blocco temporaneo del trattamento nei casi previsti dalla norma;
• diritto di notifica (Art. 19 GDPR): diritto di notifica ai destinatari in caso di rettifica, cancellazione o limitazione;
• diritto alla portabilità (Art. 20 GDPR): ricevere in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico i dati forniti ed anche trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti dalla norma;
• diritto di opposizione (Art. 21 GDPR): opporsi al trattamento nei casi previsti dalla norma.

L’interessato ha altresì il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona (Art. 22 GDPR).

9. DIRITTO DI REVOCA DEL CONSENSO

Gli Interessati hanno il diritto di revocare in ogni momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso espresso prima della revoca.

10. DIRITTO DI RECLAMO

Gli Interessati hanno il diritto di proporre reclamo ai sensi degli Articoli 77 e seguenti del GDPR ad un’autorità di controllo, che per lo Stato italiano è individuato nel Garante per la protezione dei dati personali.

Le forme, le modalità ed i termini di proposizione delle azioni di reclamo sono previste e disciplinate dalla legislazione nazionale vigente.

Il reclamo fa salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale; per le azioni giurisdizionali di risarcimento danni, in Italia l’azione si propone davanti al Tribunale competente per territorio.

11. MODALITÁ DI ESERCIZIO DEI DIRITTI

I diritti possono essere esercitati nelle forme e nei termini di cui all’art. 12 GDPR, mediante comunicazione scritta inviata al Titolare ai dati di contatto indicati sopra.

Il Titolare renderà risposta adeguata al più presto e comunque entro il termine di 1 mese dalla ricezione della richiesta, salvi i casi di proroga o di rifiuto giustificato di cui all’art. 12 GDPR.

Per ogni altra informazione; https://www.garanteprivacy.it/i-miei-diritti

12. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Informativa anche in conseguenza di variazioni normative o evoluzioni tecnologiche del Servizio. La versione aggiornata sarà costantemente consultabile sul sito www.oralthea24.com.